片付け時に出てきて困る「書類」をスムーズに処理する4つの方法

片付けの最中に必ず出てくる「書類」。書類の片付けって思った以上に大変…。自分のことでも大変なのに、仕事や家族間でもある「自分以外の書類」なんて、もっと大変です。重要そうな書類があると、本来なら捨ててもいいはずが”つい”保管してしまうもの。

プロの視点から申し上げますが、書類を上手に片付けるためには、「心理的問題」を解決して「方法論」さえ理解してしまえば、実はチョロイです。ですが、この2つを同時にクリアすることは意外と大変です。

そこで今回は、心理的問題解決から、片付け時に出てきて困る「書類」をスムーズに処理する4つの方法を紹介します。

実践して頂ければ、どれだけ多くの書類が出てきたとしても、確実かつスムーズに処理できるようになります。ぜひ最後までお読みください。

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1 書類を整理整頓する3つのメリット

心理的問題を解決する一番の方法は、「メリット」を明確にすること。メリットが明確になれば「自分から進んで」片付けができるようになります。

(1)情報が整理できる

会社で配られる書類やプリントの情報は、多岐に渡ります。そういった多岐に渡った情報をカテゴリー等で分けて保存することで、様々な情報が混在せずに済みます。

例えば、営業活動に関する書類と、会議の資料と、総務に関わる紙類が一緒になってあったら、困りますよね?

営業なら営業のみで分ける、会議の資料は会議の資料で分ける、総務関係はそれだけで分けた方が、後から探す時に楽に探すことができます。

(2)頭の中がスッキリする

カテゴリー等で書類を分けたら、情報がブレずにあなたに入っていくでしょうから、頭の中が混乱せずに済みます。

例えば、事前に渡された会議資料を、いろんな書類と一緒に保管していて、いざ会議中に読んでいて、次のページをめくったら、全然関係の無いお弁当のメニュー表が挟まっていたら、えっ!?ってなりますよね?

お昼前の会議だったらお腹が空いているでしょうから、そっちに意識が向いてしまって、会議どころではなくなるのではないでしょうか?

そんなアクシデントを起こさないためにも、情報を分けて保管することで、頭の中をスッキリさせる必要があるのです。

(3)効率が上がる

机の上に散乱している書類を整理整頓し、机の上からなくすことで、視界に入る物が減り、集中力が途切れずに維持することができます。

書類だけではないですが、机の上には極力物を置かない方が、集中力が切れにくいですし、効率が圧倒的に上がります。

2 「最悪の事態」から逃れるために

書類は思いがけず重要なことが書かれていたりします。

例えば主婦の方で家計簿を書かれている方だったら、光熱費の領収書や資源ゴミの回収日のお知らせなどは、無くなっては困る書類でしょう。学生さんの場合だと、履修や進級に関わる書類や、奨学金に関わる書類などは、無くなってしまったら履修できなかったりお金が返せなかったりと、困ることだらけです。

会社であれば重要な書類を無くしたとなったら、下手したらクビになるかもしれないこともあります。それくらい、書類って大切なことが詰まっているのです。

だから、そういった最悪の事態に備えて保険をかけるという意味でも、書類・紙類の整理整頓しておく必要があるのです。

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3 片付け時に出てくる書類を上手に片付ける4つの方法

(1)期限の過ぎた書類は捨てる

「整理整頓で一番大切なことは、物を捨てること」。

片付けということは、物を捨てて空間を空けないと、スムーズにできません。

今回の書類の整理整頓の場合で言うと、溢れかえっている書類の中から、要らない書類を捨てるということが、一番大切だということです。たくさんの書類で囲まれているあなたなら、きっとそれらの中には、時期が過ぎてもはやゴミと化した物が結構あるのではないでしょうか?

例えば、今が2016年だとして、「2010年度のお花見の案内」なんてお知らせが出てきたら、問答無用で捨てましょう。

ただ、注意が必要です。会社の書類だった場合、そういったユルい情報からトップシークレットな案件まであるので、確認の時はいい加減にせずに慎重にすること。

スムーズなやり方としては、書類をまず時系列に並べましょう。この場合の時系列というのは、刷られた時期や、記載されている日時や、イベントの日時などのことです。時系列に並べたら、要る書類なのか要らない書類なのかということを、慎重に判断して捨てていきましょう。

また、そういった物を整理するときには、クリップを使うと良いでしょう。

(2)カテゴリーに分けて整頓しよう

「二番目に大切なのは整頓。整頓とは、並べて整えること」。今回の場合、必要な書類をカテゴリー別で分けるということです。

カテゴリーとは例えば、営業活動に関する書類と、会議の資料と、総務に関わる書類といった感じです。ここについては個人個人で差や違いがあるので、あなたが分けやすいカテゴリーを考える必要があります。

書類を整理している時に、そのまま積み重ねておくと、ほかの紙類と紛れてしまうことがあるので、目印をつけておくために付せん(ポストイット)があると便利です。

(3)ファイルを活用しよう

要らない書類を整理して、要る書類を整頓したら、整頓された書類を分けて保管していきましょう。

パイプ式ファイル、リングファイル、フラットファイルなど、いろんなファイルがあります。パンチ穴が開いているかいないかといった、整頓したい書類の形状によって、それらを使い分けましょう。

書類の保管をする時に役に立つのが「透明なケースやファイル」です。

なぜならクリアケースやクリアファイルは透明で中が見えるので、中に何が入っているかが一目でわかるので、非常に便利です。

(4)頻度を考える

書類の中にも、よく見たり使ったりする物もあれば、あまり触れない物もあると思います。なので、よく見ると思われる書類は見やすいように、ファイルを開けてパッと見れる左側に配置しておくことを勧めます。

また、見るだけでなく頻繁に取り出す書類がある場合には、レターケースがあると便利です。届出書など直接記入して使う書式を入れておけば、必要なときに素早く取り出して使うことができます。

頻度を考えてファイリングをしたら、収納する場所もまた、閲覧頻度を考えて収納しましょう。

見たり使ったりする頻度が多い書類は取り出しやすい場所へ、そんなに見ることがない書類に関しては、少し奥まったところに保管しましょう。

まとめ

仕事でもプライベートでも使う書類を整理整頓すると、頭の中の情報も整理整頓されます。机の上もキレイに片付き、集中力が途切れにくくなるでしょう。

それらは、すなわち「あなたがこれからやるべきこと」を早く終わらせるための方法でもあります。

もし、あなたが今様々な仕事を任されていて、中々終わらないし帰れないしで、イライラしたりソワソワしたりしているのであれば、ぜひ書類の片付けをしてみてください。きっと、今よりも作業が早く終わると思います。