仕事が早くなる!?たまった書類を片付ける4つの整理整頓法

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「会社で書類を探す時間が多くて、見つからないこともあります。どうしたら整頓整頓が出来るようになりますか?」

「自宅も会社の机もぐちゃぐちゃです。いつか必要になると思い、捨てられません。整理整頓がうまくなるコツなど教えて下さい」

「昔の給与明細や期限が切れた保証書などが捨てられません。出すたびに全部見なきゃいけないので面倒です。どうやったらうまく整理整頓できますか?」

という、会社での書類の整理整頓が十分にできていないサラリーマンの方が、こういった悩みを抱えています。

僕は社会人になってからは、学生の時とは比べ物にならないくらい、たくさんの書類を扱うようになったので、最初は四苦八苦した覚えがあります。

僕も、僕の周りの上司や先輩や同僚も、仕事が忙しくてなかなかそういった書類の整理整頓ができておらず、みんな机の上がめちゃくちゃな状態でした。

重要事項が記載されている書類もありますから、もし無くしたとなったら大変でした。

ある時、本社から社長が来た時にみんなの机を見て、「こんなに机の上に書類が散乱していたら、仕事にならんだろ!」と怒り、全員強制的に片付けをさせられました。

その時に、なぜか社長の奥様も同行されており、そういった整理整頓に関してとても造詣が深く、収納のテクニックの多くを教えてもらいました。

それ以来、書類の整理整頓を徹底するよう心がけたら、失くすこともなくなりましたし、その他にも良いことがありました。

今回はそういった、サラリーマン必見の整理整頓について紹介します。

書類を整理整頓するメリット

机の上がキレイになる

机の上がキレイになる
書類を読む暇が無いという時って、どうしても机の上に置いてしまいませんか?

また、届いた封筒を開けて読んで、机の上に放ったらかし…って経験、ありませんか?

僕こういう経験、よくあります。

会社だったら自分のデスクの上に、ポーンと放ったらかしにしてそのまま…

そういったことを繰り返しているうちに、机の上は紙だらけになり上司に怒られました

ダメですよね、こういう習慣は。

でも、キチンと書類を整理整頓すれば、こういったことは無くなり、机の上はいつもキレイな状態になります。

※机の片付け方についてはこのコンテンツ以上に、「バリバリ仕事が進む、オフィス机の5つの整頓方法」というコンテンツの方が、より深く「机の片付け」について言及しているので、参考になると思います。

情報が整理できる

情報が整理できる
会社で配られる書類やプリントの情報は、多岐に渡ります。

そういった多岐に渡った情報をカテゴリー等で分けて保存することで、様々な情報が混在せずに済みます。

例えば、営業活動に関する書類と、会議の資料と、総務に関わる紙類が一緒になってあったら、困りますよね?

営業なら営業のみで分ける、会議の資料は会議の資料で分ける、総務関係はそれだけで分けた方が、後から探す時に楽に探すことができます。

頭の中がスッキリする

頭の中がスッキリする
そうやってカテゴリー等で書類を分けたら、情報がブレずにあなたに入っていくでしょうから、頭の中が混乱せずに済みます。

例えば、事前に渡された会議資料を、いろんな書類と一緒に保管していて、いざ会議中に読んでいて、次のページをめくったら、全然関係の無いお弁当のメニュー表が挟まっていたら、えっ!?ってなりますよね?

お昼前の会議だったらお腹が空いているでしょうから、そっちに意識が向いてしまって、会議どころではなくなるのではないでしょうか?

そんなアクシデントを起こさないためにも、情報を分けて保管することで、頭の中をスッキリさせる必要があるのです。

効率が上がる

効率が上がる
机の上に散乱している書類を整理整頓し、机の上からなくすことで、視界に入る物が減り、集中力が途切れずに維持することができます。

書類だけではないですが、机の上には極力物を置かない方が、集中力が切れにくいです。

例えば、机の上には動かすことが困難なパソコンや電話だけにした方が、良いでしょう。

「効率が上がる」ということについては、このコンテンツではあまり深く割いて紹介していません。

なので、「効率よく仕事をするための整理整頓の5つのコツ」というコンテンツも合わせてお読みになると、「効率が上がる」ということに対して、より深く知ることができると思います。

「最悪の事態」から逃れるために

大切な情報が詰まっている
サラリーマンだけではありませんが、書類は思いがけず重要なことが書かれていたりします。

例えば主婦の方で家計簿を書かれている方だったら、光熱費の領収書や資源ゴミの回収日のお知らせなどは、無くなっては困る書類でしょう。

また学生さんの場合だと、履修や進級に関わる書類や、奨学金に関わる書類などは、無くなってしまったら履修できなかったりお金が返せなかったりと、困ることだらけです。

僕の友達で、履修に関わる書類を無くし、履修することそのものを忘れてしまい、大学の半期を見事に棒に振った人がいました。

学生の場合がそれで笑って済ませることができますが、社会人になるとそのレベルじゃ済まないこともあります。

重要な書類を無くしたとなったら、下手したらクビになるかもしれないこともあります。

それくらい、書類って大切なことが詰まっているのです。

だから、そういった最悪の事態に備えて保険をかけるという意味でも、書類・紙類の整理整頓しておく必要があるのです。

サラリーマンのための書類の4つの片付け方

サラリーマンのための書類の4つの片付け方
世の中が段々と「ペーパーレス化」してきているのを、ひしひしと感じます。

ハガキや年賀状を送る人は年々少なくなって、代わりにメールでって人は多いですしし、友人知人の何人かは、もうタブレットでしか本は読まないと言っている人もいます。

しかし紙は紙で便利ですので、まだまだ「紙媒体」のニーズはあり続けると思います。

でも、整理整頓して保管が面倒…って思いますよね?

これから具体的な、しかもあまり難しくない書類の整理整頓の方法について紹介していきます。

期限の過ぎた書類は捨てる

先述した整理整頓に造詣が深い社長の奥様曰く、「整理整頓で一番大切なことは、物を捨てること」だそうです。

片付けということは、物を捨てて空間を空けないと、スムーズにできないそうです。

今回の書類の整理整頓の場合で言うと、溢れかえっている書類の中から、要らない書類を捨てるということが、一番大切だということです。

たくさんの書類で囲まれているあなたなら、きっとそれらの中には、時期が過ぎてもはやゴミと化した物が結構あるのではないでしょうか?

例えば、今が2016年だとして、「2010年度のお花見の案内」なんてお知らせが出てきたら、問答無用で捨てましょう。

ただ、注意が必要です。

会社の書類というのは、そういったユルい情報からトップシークレットな案件まであるので、確認の時はいい加減にせずに、慎重にしましょう。

スムーズなやり方としては、書類をまず時系列に並べましょう。

この場合の時系列というのは、刷られた時期や、記載されている日時や、イベントの日時などのことです。

時系列に並べたら、要る書類なのか要らない書類なのかということを、慎重に判断して捨てていきましょう。

また、そういった物を整理するときには、クリップを使うと良いでしょう。

カテゴリーに分けて整頓しよう

次に奥様に教えてもらったのは、「二番目に大切なのは整頓。整頓とは、並べて整えること」だそうです。

今回の場合、必要な書類をカテゴリー別で分けるということです。

カテゴリーとは例えば、営業活動に関する書類と、会議の資料と、総務に関わる書類といった感じです。

ここについては個人個人で差や違いがあるので、あなたが分けやすいカテゴリーを考える必要があります。

書類を整理している時に、そのまま積み重ねておくと、ほかの紙類と紛れてしまうことがあるので、目印をつけておくために付せん(ポストイット)があると便利です。

ファイルを活用しよう

要らない書類を整理して、要る書類を整頓したら、整頓された書類を分けて保管していきましょう。

書類の保管をする時に役に立つのが「ファイル」です。

パイプ式ファイル、リングファイル、フラットファイルなど、いろんなファイルがあります。

パンチ穴が開いているかいないかといった、整頓したい書類の形状によって、それらを使い分けましょう。

また、社長の奥様はそういった整理をする時は、クリアケースやクリアファイルを愛用しているそうです。

なぜならクリアケースやクリアファイルは透明で中が見えるので、中に何が入っているかが一目でわかるので、非常に便利です。

頻度を考える

書類の中にも、よく見たり使ったりする物もあれば、あまり触れない物もあると思います。

なので、よく見ると思われる書類は見やすいように、ファイルを開けてパッと見れる左側に配置しておくことを勧めます。

また、見るだけでなく頻繁に取り出す書類がある場合には、レターケースがあると便利です。

届出書など直接記入して使う書式を入れておけば、必要なときに素早く取り出して使うことができます。

頻度を考えてファイリングをしたら、収納する場所もまた、閲覧頻度を考えて収納しましょう。

見たり使ったりする頻度が多い書類は取り出しやすい場所へ、そんなに見ることがない書類に関しては、少し奥まったところに保管しましょう。

早く仕事を終わらせるために

仕事で使う書類を整理整頓すると、頭の中の情報も整理整頓されます。

机の上もキレイに片付き、集中力が途切れにくくなるでしょう。

それらは、すなわちあなたの仕事を早く終わらせるための方法でもあります。

僕の場合、社長に発破をかけられ、奥様のアドバイス通りに片付けたおかげか、それ以前と比べて遥かに仕事が捗るようになりました。

探していた物もすぐに見つかるようになりましたし、集中力が途切れてイライラすることもなくなりました。

もし、あなたが今様々な仕事を任されていて、中々終わらないし帰れないしで、イライラしたりソワソワしたりしているのであれば、ぜひ書類の片付けをしてみてください。

きっと、今よりも仕事が早く終わると思います。

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