バリバリ仕事が進む、オフィス机の5つの整頓方法

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「オフィスの机が汚く、上司に頻繁に怒られます」

「机の引き出しの中がめちゃくちゃで、必要な物がすぐに出てこなくて困っています」

「女性社員の多くが机の整頓ができなくて悩んでいます。何からすればいいかわからない」

というような、オフィスの机に関する悩みを持っている人って結構多いようです。

僕も以前の会社に入った当初は、机の上や中が乱雑で、しょっちゅう上司に怒られていました。

なので、仲の良かった、すごく仕事ができる先輩に、机の整頓の仕方についていろいろと教えてもらいました。

教えてもらった内容を実践した結果、机の上も中もキレイになり、そのことで上司に怒られることもなくなりました。

その上、頭の中の仕事のことが整理され、また必要な物や情報がすぐに出せるようになったからか、仕事を素早く確実にこなせるようになりました。

なので、オフィスの机の上や引き出しの中を整頓しておくと、欲しい時に欲しい物や情報がすぐに手に取ることができ、仕事の効率アップに繋がると思います。

今回は、そんな机の整頓の方法やコツを紹介していきます。

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「整理整頓ができる」と「仕事ができる」は比例する

「整理整頓ができる」と「仕事ができる」は比例する
皆さんの周りの人の机を見てみてください。

あなたが、「この人は仕事ができるスーパーマンだ!」と思う人の机の上は、整理整頓がしっかりなされていませんか?

反対に、「この人はあんまり仕事できないよなあ…」と思う人の机の上は、あまりキレイな状態ではないのではないでしょうか?

僕の以前の職場は、仕事ができる先輩はとてもキレイ好きで、職場の部屋の掃除を進んでし、自分の机はいつもキレイにしていました。

逆に仕事のできない上司は、机や椅子の下にゴミが落ちており、机の上には食べかけのお菓子や中に何が入っているかわからないダンボール箱が置かれていたりと、とても汚い状態でした。

机がキレイで整理整頓されていると、自分が仕事で何をするべきかが見えやすく、必要な物や情報をすぐに手に取ることができます。

逆に机が乱雑で汚い状態だと、自分が何をすべきかが不明瞭になり、必要な物や情報を探す時間だけがかかってしまい、結果出来の悪い成果だけが残ってしまうと考えます。

机の整頓はできず、仕事もスムーズにできず、成果は普通かそれ以下で、上司からの評価は低い…

そんな風になりたくないですよね?

「人生の半分は、整理整頓である」

「人生の半分は、整理整頓である」
この言葉は、ドイツに昔から伝わることわざだそうです。

堅実で実直な仕事をしてきたドイツ人を表したことわざだと思います。

日頃から整理整頓を心がけていれば、それが生活や仕事に規律や秩序をもたらす。
だから整理整頓は人生の半分と言えるくらい大切なんだ、という意味だ。

こう言っているのは、サッカー日本代表で、ドイツのフランクフルトでプレーしている、長谷部誠選手です。

長谷部選手の著書「心を整える」に書かれています。

実際に長谷部選手は朝起きたら、まず自分が寝ていたベッドや布団の整頓から、一日をスタートさせるそうです。

きっと、そういった整理整頓を日々実践して、生活や仕事において規律や秩序を守っているからこそ、第一線で活躍ができているのでしょう。

それくらい、整理整頓ということは大事なことなのです。

それでは、実際にオフィスの机の整頓の方法やコツを、紹介していきましょう。

職場の机を整頓する5つの方法とコツ

職場の机を整頓する5つの方法とコツ

机の上はスッキリと

机の上は平面で広くて、なんでも置けてしまいますが、ここはグッと我慢して、パソコンや電話などの仕事で必要な物だけを置くようにしましょう。

なぜなら、机の上にパソコンや電話以外の物が置いてあると、気が散って集中力が落ちてしまうからです。

以前の僕の机の上は、パソコンだけではなく、必要の無い物までアレコレ置いていて、そういった物がちょっと気になったり、不意に落としてしまったりで、その度に集中力が落ちてしまっていました。

なので、集中力してバリバリ仕事をしようと思うのなら、仕事に必要で、且つよく使う物以外は、机の上から排除しましょう。

理想は「帰るときは机の上にパソコンと固定電話だけ」という状態が望ましいです。

僕の机の上は、パソコンと電卓とメモ紙とティッシュの箱、物忘れ防止ようの付箋(ポストイット)を置いてあるくらいです。

特に、僕はしょっちゅう忘れるので、ちょっとメモしてパソコンの画面の縁に貼れるポストイットは必需品です。

手前の引き出しは空にしよう

皆さん様々なオフィス机を使っていると思いますが、きっと多くの机には、一番手前(座っている状態でお腹の前)に中が広くて底が浅い引き出しがあると思います。

以前の僕は、とにかく筆記用具や書類やゴミなどを全部その引き出しの中に入れてしまって、中がめちゃくちゃでした。

挙句その引き出しから紙がペロッと出ているのを、上司によく叱られました。

この引き出しはもともと底が浅いため、パソコンを使わない時代は、便せんやノートなどをよく入れていたと思われます。

しかし、パソコンが普及した今では、手書きの機会もめっきり減ってしまったため、ここに何を入れるべきが決めにくくなっています。

しかも、取り出すときは椅子を後ろに引く手間がかかるので、一番近いけれど、実は便利な場所ではないのも特徴です。

使用頻度の高い物を仕舞うには向いていません。

なので、この引き出しは普段は空にしておくことを勧めます。

じゃあこの引き出しは使わないのかと言うと、そうではありません。

例えば、机の上で何か書き物をしていて、ちょっと立席するとなった場合に、書いていた紙やペンなどを“一時的”にしまっておく用にしておくことを勧めます。

もし、立席して帰ってきた時に、書いていた紙やペンが無くなったということを防ぐためです。

また、明日する予定の仕事の道具やアイテムを収める場所にしてもいいでしょう。

例えば、帰宅する際に、明日するべき仕事内容を処理する順番に並べ、こちらの引き出しに入れて帰ります。

すると、出社した時に、朝一番でするべき事にすぐ取り掛かれる上に、漏れがありません。

そして、また帰る時に、明日するべき仕事の道具やアイテムを入れて帰るという使い方です。

これだと、仕事にサッと着手することができ、明日の準備をして、その日一日を気持ち良く終わらせることができます。

こういった使い方をすれば、朝会社に来てから「今日は何するんだっけ?」と考えたり、仕事の準備で慌てたりすることがなくなります。

嫌ですよね、朝から準備でバタバタするのは。

一番上の引き出しには文具を入れよう

あなたが座っている状態で、一番開けやすく出しやすい引き出しの中に、ペンや鉛筆、スティックのりなどの文房具、事務用品など、仕事に使う道具を入れるのがオススメです。

入れ方のポイントは、「使う頻度の高いものから手前に置く」ことです。

また、鉛筆やペンや定規などの細長い形状の物は、引き出しに対して「横向き」に収納した方が良いでしょう。

なぜなら、縦向きに置くよりも横向きに置く方が、引き出しを引く範囲が少なくても、そういった物が出せるからです。

使用頻度の低い物ほど下の引き出しへ

使用頻度の高い文房具や事務用品は上の引き出しへ収納しますが、そこまで頻繁に使わない物や、上の引き出しには入らない物は下の引き出しに収納しましょう。

中段の引き出しには電卓や電子辞書や印鑑など、書類でも文具でもないような小さい小物類をまとめて入れるのがいいでしょう。

入れ方のポイントは、「上から見て何がどこにあるかが一目で分かり、簡単に取り出せる」ことです。

デスクの中で最も深さのある引き出しは、書類の保管に利用すると良いです。

上記のコツと同じく、いくつかに仕切って縦に収納していきましょう。

これを横向きにしまってしまうと、座っている状態からだと出しにくいので、縦向きに置きましょう。

昔の僕は、一番深い引き出しに書類を横向きに入れていたため、必要な書類を出す時に時間がかかり、上司や先輩によく叱られました。

なので分け方としては、必ず案件別に並べたり、時系列で並べて置きましょう。

この分け方だと先月分の書類を定期的に見直す事で、無駄な書類を溜め込む事が少なくなります。

100均のグッズを活用しよう

もし、あなたの机の引き出しの中に仕切りが無い状態で、文房具や事務用品を引き出しに入れてしまったら、早い段階で中がゴチャゴチャになってしまうでしょう。

そうなってしまわないように、100均ショップへ行って間仕切りやトレーを買ってきましょう。

仕切りがある事で、引き出しを開け閉めする際に細かい物が動かなくなるため、乱れずキレイな状態が楽に維持できるようになります。

また、この引き出しから溢れたモノが下の引き出しへ流れ込んで落ちていくことを防ぐためにも有効です。

一番下の書類用の引き出しに仕切りが無い場合は、ファイルボックスという物が100均で売ってあるので、活用しましょう。

この引き出しは深さがあるために、入れてある物が倒れやすいです。

そこへ物をどんどん上へと積み上げてしまう事で、底の方に何が入っているのか見えづらいので、ファイルボックスなどで仕切ると何が入っているか見やすくなります。

ファイルボックスを、だいたい3つくらい入れて中を仕切り、書類やファイルを入れていくと、ファイルの背表紙が一目でわかるようになり、どこにどんな書類があるかすぐにわかるようになります。

今よりさらに「仕事ができる」

今よりさらに「仕事ができる」
オフィスの机の周りや、引き出しの中をキチンと収納することで、「使いたいものをすぐに使える」という状況を増やしていく事が大切です。

時間のロスを減らしていく事で作業スピードが上がり、仕事の効率アップに繋げる事が出来ます。

できるビジネスマンへの第一歩として無駄な時間を使わないためにも、できる所からオフィスの机の整頓を試してみてはいかがでしょうか?

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