トヨタも実践!効率よく仕事をするための整理整頓の5つの方法・コツ

「普段から整理整頓ができないから仕事ができないんだ!」と職場の方からズバッ!と言われてことはありますか?「そんなことはない…。」と落ち込むかもしれませんが、結論を申し上げると、「整理整頓が出来ない=仕事ができない」という話は9割あっています。

得手不得手はあるかもしれませんが、どちらにしても身の回りの整理整頓ができないのに、仕事の整理整頓(優先順位の決定、必要・不要を分けるなど)はできないからです。でも、整理整頓が苦手な人って具体的に何をどうやっていいかわからないものです。

そこで今回の記事では、自動車メーカートヨタも実践した例を元に、片付けが苦手な人でも今日からできる整理整頓の具体的な5つの方法を紹介します。

圧倒的に集中力が高まるようになり、効率よく仕事をこなすことができるようになります。ぜひ実践してみてくださいね。

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1 仕事場を整理整頓する4つのメリット

(1)集中力が上がる

仕事場を整理整頓すると、仕事中に目に入る物が減って気が散ることが少なくなるので、集中力が上がる、もしくは維持しやすくなります。

そうなると、今までよりも効率良く仕事ができるようになります。

それまで定時を過ぎてもなかなか終わらなかった仕事が、早く終わることができ、今までより早く家に帰ることができたり、遊びに行けたりできるようになるかもしれません。

(2)頭の中がスッキリする

それまでは、自分の周りに物が多すぎるために、頭の中の情報も多すぎて、時折パニックになっていたことはありませんか?

仕事場の整理整頓をすると、自分の周りの物が減り、頭の中もスッキリします。そうすると、忘れ物や無くし物が減ったり、仕事でのミスが減ったりするかもしれません。

会議で使う大事な資料を無くしたり、しょっちゅうしていたミスが減る可能性もグンッと上がります。

(3)欲しい物や情報がすぐ手に取れる

例えば今までは、使いたいペン一本を探すのに引き出しをひっくり返していたり、欲しい資料を探すのにかなり時間がかかったりしていたかもしれません。

「そういった物を早く見つけろ!」と上司に怒られたことがあるかもしれません。しかし、整理整頓をすることで、必要なものはすぐに手に取れる所に置いておけるようになり、探すための無駄な時間や労力がかからなくなります。

(4)「家」にも応用できる

職場にある物と家にある物が違うだけで、職場で整理整頓ができるようになったら、家でもできるようになります。

職場での整理整頓は、最悪自分ひとりさえ快適に効率良く仕事ができたら良いかもしれませんが、家での整理整頓は自分ひとりだけでなく家族みんなが快適に暮らせるかどうかということに影響してきます。

なので、職場での整理整頓ができて効率良く快適に仕事ができるようになったら、家でも実践してみると良いでしょう。

2 「トヨタ」の整理整頓法

生産の現場では「4S」や「5S」という標語があります。「4S」の場合だと、整理・整頓・清潔・清掃、「5S」の場合だと、それらに加えて「躾」の要素があります。

生産の現場ではこの標語を導入している企業は多いですが、トヨタ自動車は生産現場だけでなくオフィスにも導入しています。トヨタでは生産現場を整理する時に「赤札作戦」という作戦を展開しています。

現場にあるすべての物を「使う物」「使わない物」「使えない物」の3つに分類していき、そう記した赤い札を貼っていくのです。

大切なのは「使わない物」と「使えない物」をどう線引きするかなのです。

トヨタでは「使わない物」は「いつか使うかもしれない物」、「使えない物」は「壊れている物、古い物」と決めているらしいです。こう決めることによって、「使わない物」は残しておくか捨てるかが決めることができ、「使えない物」は捨てることができるのです。

この赤札作戦によって「使えない物」を捨てたら、次に考えるべきは「使う物」の位置です。

トヨタではモノの配置を考えるとき「動作経済」という、人の動き方によって生産性が変わるという考え方を用いています。

例えば、作業中にしゃがむ回数が多くなれば、生産性は大幅に落ちてしまいます。なので、右利きの人が文房具や事務用品を左側に置いたりすれば、振り向くという動作が増え、結果時間のロスが発生します。

物を取るたびに一秒を無駄にすると、年間で考えると膨大な時間を無駄にすることになってしまうのです。こういったことを徹底しているからこそ、世界の自動車市場で大きなシェアを維持できるのでしょうね。

次は、具体的な整理整頓の方法やコツを紹介していきます。

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3 整理整頓の具体的な5つの方法・コツ

(1)とにかく要らない物を捨てる

収納するためのスペースにがないと整理整頓ができないので、要らない物はとにかく捨てましょう。

「要る物」と「要らない物」と「保留」の3つの箱を用意して、机の上や机の引き出しの中、足元のスペースにある物を分けていきましょう。

「要らない物」の箱に入った物は捨てます。「保留」の箱に入った物は、ロッカー等に一時的に保管して、三ヶ月~半年ほどの一定期間が過ぎたら、処分しましょう。この時、社外に出しては困る物がある場合は、十分に注意してから捨てましょう。

例えば、書類等は全てシュレッダーに通して、粉々にしてから捨てましょう。そうして「要る物」だけが残った状態で、収納する場所を決めて片付けていきます。

「要る物」は、カテゴリーや使う頻度にあわせて、レイアウトを決めていきましょう。

細かく分類すればするほど探せなくなりますので、あとで楽に探せられるように、大雑把に分けましょう。

特に重要なものには、ラベルを付けましょう。分類は少なければ少ないほど、探すのが楽になります。

(2)自分のアクションを最小限に留める

これはどういうことかというと、「物の定位置を決める」ということです。

仕事をしていて、よく使う物とあまり使わない物というような、物の「使用頻度」があると思います。ということは、使用頻度の高い物を自分の近い場所に置いておけば、最小限のアクションで済むということです。

例えば、先ほど分けた「要る物」から、よく使う文房具を机の右側の一番上の引き出しに「横向き」に収納しておけば、その文房具を使うとなった時に、体をひねったりすることなく、右腕を引くだけでその物が取れてしまうということです。

「どこに行ったかわからなくて、引き出しの中を引っ掻き回す」という無駄な労力と時間を使わずに済むのです。

(3)机の上にはパソコンとプラスα

仕事を進める時に、視界に入る物が少なければ少ないほど、集中力は途切れません。なので、机の上は「簡単に動かせない物」以外は置かないようにしましょう。

「簡単に動かせない物」というのは、例えばパソコンや卓上の固定電話などの物です。その他の動かせる物は、全て引き出しの中に収納するようにしましょう。

また、仕事が終わって退社する時は、必ず机の上を片付けて帰るクセをつけましょう。そうすることで、次の日の仕事を気持ち良く取り掛かることができます。

(4)物を元に戻すクセを付ける

何か使ったらそのままそこに置きっぱなしにしたり、関係のないところに置いたりして、次に使う時になって慌てて探したって経験、ありませんか?

こうなると、自分も困りますし、時には同僚や上司を困らせることになります。

なので物の定位置を決めたら、絶対にそこ以外には置かないというクセをつけましょう。

(5)定期的に整理整頓する日を設ける

整理整頓は一回したら終わりというわけにはいきません。なぜなら、そのままにしておいたら、いずれ元の汚い状態に戻ってしまうからです。

整理整頓された状態を保つためには、一時的な整理整頓の作業では、いずれボロが出てしまいます。

なので、整理整頓を習慣化することが大切です。例えば、文房具をしまう場所ではないところにペンや鉛筆がないかどうかや、全然違うところに関係の無い書類が入っているということを、逐一チェックしながら、仕事をしましょう。

また、毎週◯曜日は必ず整理整頓をしたり、毎月◯日は机を雑巾を拭いてキレイにするという日を設けたら、いかがでしょうか?

「整理整頓ができない」から脱出するために

端的に仕事場での整理整頓ができるようになると、集中力が上がり、無駄な時間を過ごすことが無くなり、自分の仕事の効率が良くなり、職場の人間関係が良くなり、さらに家の整理整頓もしたら、家庭の雰囲気も良くなると思います。

もし、自分に集中力が足りないとか、自分の身の周りが汚いせいで仕事場での雰囲気が悪いと思っているのであれば、整理整頓はそれらの悩みを解決できるかもしれません。

ぜひ、やってみましょう。